スイ（SUI）で学ぶビジネスマナー全集

ビジネスの場において、個人の能力だけでなく、円滑な人間関係を築き、維持することが成功の鍵となります。そのために不可欠なのが、ビジネスマナーです。本稿では、敬語（SUI）を軸に、日本のビジネスシーンで求められる様々なマナーを網羅的に解説します。単なる形式的な作法にとどまらず、その背景にある精神性や、相手への敬意を払う心構えを理解することで、より洗練されたビジネスパーソンを目指しましょう。

第一章：敬語（SUI）の基礎知識

敬語は、相手への敬意を示すために用いられる言語表現です。日本語の敬語体系は非常に複雑であり、状況や相手との関係性によって使い分ける必要があります。大きく分けて、尊敬語、謙譲語、丁寧語の三種類が存在します。

1.1 尊敬語

相手の行為や状態を高めて表現することで、相手への敬意を示すものです。動詞の尊敬語は、「～れる/られる」の受身形や、「お～になる」を用いることが一般的です。名詞の尊敬語は、「お～」「ご～」を付ける、または尊敬語の語尾を用いるなどがあります。例：「召し上がる（食べる）」「お越しになる（来る）」「ご住所（住所）」

1.2 謙譲語

自分の行為や状態を低めて表現することで、間接的に相手への敬意を示すものです。動詞の謙譲語は、「お～する」「ご～する」を用いることが一般的です。例：「申し上げる（言う）」「伺う（聞く）」「拝見する（見る）」

1.3 丁寧語

語尾に「です」「ます」を付けることで、相手に丁寧な印象を与えるものです。尊敬語や謙譲語と組み合わせて使用することで、より丁寧な表現になります。例：「～です」「～ます」

第二章：電話応対のマナー

電話応対は、企業の顔となる重要な業務です。適切な言葉遣い、聞き取りやすい声、迅速な対応が求められます。

2.1 受話時の基本

電話が鳴る前に「はい、〇〇（会社名）です」と明るく声を出します。受話器は３回以内で取り、相手に「お電話ありがとうございます」と感謝の意を伝えます。自分の所属部署と氏名を名乗り、相手の用件を丁寧に伺います。

2.2 接続時の基本

相手に「少々お待ちください」と伝え、保留にする場合は、必ず許可を得ます。保留中は、音楽を流すなど、相手を退屈させない工夫をします。接続が完了したら、「〇〇（部署名）の〇〇が承ります」と再度名乗り、相手にスムーズに繋がったことを伝えます。

2.3 終話時の基本

相手の用件を理解し、対応策を伝えたら、「他に何かご用件はございますか」と確認します。用件がなければ、「ありがとうございました。失礼いたします」と丁寧に締めくくります。電話を切る際は、相手から先に切らせるのがマナーです。

第三章：来客応対のマナー

来客応対は、企業の印象を左右する重要な業務です。笑顔での挨拶、丁寧な誘導、快適な空間の提供が求められます。

3.1 入室時の基本

来客が来たら、すぐに笑顔で挨拶します。「いらっしゃいませ。〇〇（会社名）です」と名乗り、相手の目的を伺います。必要に応じて、上司に報告し、指示を仰ぎます。

3.2 誘導時の基本

来客を待合室や会議室に誘導する際は、先導します。歩く速度は、相手に合わせて調整します。会議室に案内する際は、事前に室内の清掃や備品の準備をしておきます。

3.3 接客時の基本

お茶を出す際は、お盆にのせて両手で差し出します。お茶碗は、持ち手を持って差し出します。会話は、相手の立場や状況を考慮し、失礼のないように心がけます。退室時は、笑顔で感謝の言葉を伝え、丁寧に見送ります。

第四章：メールのマナー

メールは、ビジネスコミュニケーションにおいて不可欠なツールです。簡潔で分かりやすい文章、丁寧な言葉遣い、迅速な返信が求められます。

4.1 件名の書き方

件名は、内容を簡潔に表すようにします。具体的に、何の用件なのか、何をしてほしいのかを明記します。例：「〇〇に関するお問い合わせ」「〇〇の資料送付」

4.2 本文の書き方

宛名は、「〇〇様」とします。挨拶は、「いつもお世話になっております」など、相手との関係性に合わせて選びます。本文は、簡潔で分かりやすい文章で記述します。誤字脱字がないか、送信前に必ず確認します。署名は、氏名、所属部署、連絡先を明記します。

4.3 返信のマナー

メールを受信したら、できるだけ早く返信します。24時間以内に返信するのが理想的です。返信が遅れる場合は、その旨を伝え、謝罪します。引用符は、必要な部分のみ引用し、不要な部分は削除します。

第五章：会議のマナー

会議は、情報共有や意思決定を行うための重要な場です。円滑な進行、積極的な参加、建設的な意見交換が求められます。

5.1 開始時の基本

会議の開始時刻に遅れないようにします。遅刻する場合は、事前に連絡し、謝罪します。会議室に入室したら、静かに席に着き、会議の開始を待ちます。

5.2 発言時の基本

発言する際は、まず自己紹介をします。発言内容は、簡潔で分かりやすく、論理的に説明します。相手の意見を尊重し、批判的な発言は避けます。発言が終わったら、「以上です」と締めくくります。

5.3 終了時の基本

会議の議事録を確認し、内容に誤りがないか確認します。決定事項や今後の課題を明確にし、責任者を決定します。会議室を退室する際は、椅子を整え、ゴミを片付けます。

第六章：名刺交換のマナー

名刺交換は、ビジネスシーンにおける最初のコミュニケーションです。相手への敬意を示し、良好な関係を築くための重要な儀式です。

6.1 名刺の準備

名刺は、常に清潔な状態を保ちます。折れ曲がったり、汚れたりした名刺は使用しません。複数の名刺を用意しておきます。

6.2 交換時の基本

相手に名刺を渡す際は、両手で丁寧に渡します。名刺の文字が相手に向くように渡します。名刺を受け取る際は、両手で受け取り、軽くお辞儀をします。名刺を受け取ったら、すぐに名刺入れにしまいます。相手の名刺を眺めすぎたり、書き込んだりするのは失礼にあたります。

第七章：服装のマナー

服装は、相手に与える印象を大きく左右します。TPO（Time, Place, Occasion）に合わせた適切な服装を心がけましょう。

7.1 ビジネスシーンにおける基本

男性は、ダークスーツ、白いシャツ、ネクタイを着用します。靴は、黒の革靴を着用します。女性は、ダークスーツまたはワンピースを着用します。靴は、黒のパンプスを着用します。派手な色や柄の服装は避け、清潔感のある服装を心がけます。

7.2 状況に応じた服装

社内での勤務であれば、比較的自由な服装でも構いません。しかし、来客がある場合は、スーツを着用するなど、状況に応じて服装を調整します。顧客先を訪問する場合は、相手の会社の服装に合わせて、よりフォーマルな服装を心がけます。

まとめ

本稿では、敬語（SUI）を軸に、日本のビジネスシーンで求められる様々なマナーを解説しました。これらのマナーは、単なる形式的な作法ではなく、相手への敬意を示すためのものです。常に相手の立場を考え、誠実な態度で接することで、信頼関係を築き、円滑なビジネスコミュニケーションを実現することができます。ビジネスマナーを習得し、洗練されたビジネスパーソンとして活躍しましょう。