はじめに

スカイ（SKY）は、クラウドコミュニケーションプラットフォームとして、企業における業務効率化、顧客体験の向上に貢献しています。その多機能性から、導入企業は多岐に渡り、それぞれのニーズに合わせて様々な活用方法が生まれています。本稿では、実際にスカイを利用しているユーザーへのヒアリング結果を基に、特に使い勝手が良く、業務に役立っている機能を詳細にまとめました。単なる機能紹介に留まらず、具体的な活用事例や、導入時の注意点なども含めて解説します。スカイ導入を検討されている方、既に導入されているものの、更なる活用方法を探求されている方にとって、有益な情報となることを目指します。

1. コミュニケーション機能：チーム連携を円滑にする

スカイの核となる機能は、やはりコミュニケーション機能です。チャット、ビデオ会議、音声通話といった基本的な機能に加え、ファイル共有、タスク管理、画面共有など、チーム連携を円滑にするための機能が充実しています。

• チャット機能： リアルタイムな情報共有に最適です。チャンネル機能を利用することで、プロジェクトごと、チームごと、あるいは特定のトピックごとに会話を整理できます。スレッド機能も便利で、特定のメッセージに対する返信をまとめて表示できるため、議論の流れを追跡しやすくなっています。
• ビデオ会議機能： 高画質・高音質のビデオ会議を実現します。画面共有機能と組み合わせることで、資料の共有やプレゼンテーションもスムーズに行えます。参加人数制限も柔軟に対応しており、小規模な打ち合わせから大規模なウェビナーまで、様々な用途に対応可能です。
• 音声通話機能： 手軽にコミュニケーションを取りたい場合に便利です。チャットと連携しており、チャット中に音声通話に切り替えることも可能です。
• ファイル共有機能： ドキュメント、画像、動画など、様々なファイルを共有できます。共有されたファイルは、バージョン管理も行われるため、誤ったファイルを共有してしまうリスクを軽減できます。
• タスク管理機能： チームメンバーにタスクを割り当て、進捗状況を管理できます。タスクの期日を設定したり、優先度を設定したりすることも可能です。

活用事例： ある製造業の企業では、設計部門と製造部門の連携を強化するために、スカイのチャット機能を活用しています。設計部門が設計図をチャットで共有し、製造部門がその場で質問や確認を行うことで、設計変更の際のコミュニケーションコストを大幅に削減できました。

2. 連携機能：既存システムとの連携で更なる効率化

スカイは、様々な外部システムとの連携が可能です。これにより、既存の業務システムをそのまま利用しながら、スカイのコミュニケーション機能を活用することができます。

• CRM連携： Salesforce、HubSpotなどのCRMシステムと連携することで、顧客情報をスカイ上で確認できます。これにより、顧客対応の際に、顧客の状況を把握した上で、より適切な対応を行うことができます。
• プロジェクト管理ツール連携： Asana、Trelloなどのプロジェクト管理ツールと連携することで、タスクの進捗状況をスカイ上で確認できます。これにより、プロジェクトの進捗状況をチーム全体で共有し、スムーズなプロジェクト進行を支援します。
• ストレージ連携： Google Drive、Dropboxなどのストレージサービスと連携することで、ファイルをスカイ上で共有できます。これにより、ファイル共有の手間を省き、より効率的な情報共有を実現します。
• カレンダー連携： Google Calendar、Outlook Calendarなどのカレンダーサービスと連携することで、会議のスケジュールをスカイ上で確認できます。これにより、会議の予定をチーム全体で共有し、ダブルブッキングを防ぎます。

活用事例： ある金融機関では、顧客からの問い合わせ対応を効率化するために、スカイと自社のCRMシステムを連携させています。顧客からの問い合わせがあった際に、スカイ上で顧客情報を確認し、適切な担当者にエスカレーションすることで、顧客対応の品質を向上させました。

3. 自動化機能：ルーチンワークを自動化し、生産性を向上

スカイは、様々な自動化機能を搭載しています。これにより、ルーチンワークを自動化し、従業員の生産性を向上させることができます。

• チャットボット： よくある質問に自動で回答するチャットボットを構築できます。これにより、顧客からの問い合わせ対応にかかる時間を削減し、従業員はより高度な業務に集中できます。
• ワークフロー自動化： 承認フローや申請フローなどのワークフローを自動化できます。これにより、承認作業にかかる時間を削減し、業務のスピードを向上させます。
• 定型応答： よく使うメッセージを定型応答として登録できます。これにより、メッセージの作成時間を短縮し、より効率的なコミュニケーションを実現します。

活用事例： ある小売業の企業では、顧客からの返品・交換の問い合わせ対応を自動化するために、スカイのチャットボットを導入しました。チャットボットが返品・交換の条件を確認し、手続きを案内することで、顧客対応にかかる時間を大幅に削減できました。

4. 分析機能：コミュニケーションデータを分析し、改善に繋げる

スカイは、コミュニケーションデータを分析する機能も搭載しています。これにより、コミュニケーションの状況を把握し、改善に繋げることができます。

• チャット分析： チャットの利用状況、メッセージの送信数、応答時間などを分析できます。これにより、コミュニケーションのボトルネックを特定し、改善策を検討できます。
• ビデオ会議分析： ビデオ会議の参加者数、会議時間、画面共有の利用状況などを分析できます。これにより、ビデオ会議の効率性を評価し、改善策を検討できます。
• ユーザー分析： ユーザーの利用状況、アクティブユーザー数、利用頻度などを分析できます。これにより、ユーザーのエンゲージメントを把握し、改善策を検討できます。

活用事例： あるIT企業の企業では、スカイのチャット分析機能を活用して、チーム間のコミュニケーション状況を把握しました。その結果、特定のチーム間のコミュニケーションが不足していることが判明し、定期的な合同会議を開催することで、チーム間の連携を強化しました。

5. セキュリティ機能：安全なコミュニケーション環境を構築

スカイは、セキュリティ機能も充実しています。これにより、安全なコミュニケーション環境を構築し、情報漏洩のリスクを軽減できます。

• 暗号化： 通信データは暗号化されており、第三者による盗聴を防ぎます。
• アクセス制御： ユーザーごとにアクセス権限を設定できます。これにより、機密情報へのアクセスを制限し、情報漏洩のリスクを軽減します。
• 監査ログ： ユーザーの操作履歴を記録する監査ログを保存します。これにより、不正アクセスや情報漏洩の発生を追跡できます。
• 二段階認証： ログイン時にパスワードに加えて、別の認証方法（SMS認証など）を要求します。これにより、不正ログインを防ぎます。

まとめ

スカイは、コミュニケーション機能、連携機能、自動化機能、分析機能、セキュリティ機能など、多岐にわたる機能を搭載した、強力なクラウドコミュニケーションプラットフォームです。本稿では、実際にスカイを利用しているユーザーへのヒアリング結果を基に、特に使い勝手が良く、業務に役立っている機能を詳細にまとめました。スカイを導入することで、チーム連携の円滑化、業務効率の向上、顧客体験の向上など、様々な効果が期待できます。導入を検討されている方は、ぜひスカイの機能を活用し、ビジネスの成長に繋げてみてください。導入後も、継続的に機能を活用し、改善を繰り返すことで、更なる効果を期待できます。