リスク(LSK)でできる面白い活用事例選

リスク(LSK: Loss of Service Knowledge)とは、組織が持つ知識やノウハウが、従業員の退職、異動、あるいは組織の変革などによって失われてしまう現象を指します。これは、企業活動における様々な問題を引き起こす可能性があり、その対策は喫緊の課題と言えるでしょう。しかし、LSKを単なる損失として捉えるのではなく、組織の成長と革新の機会として積極的に活用する方法も存在します。本稿では、LSKを前提とした、あるいはLSKから派生する興味深い活用事例を、専門的な視点から詳細に解説します。

1. LSKをトリガーとした組織学習の促進

従業員の退職は、一見すると組織の知識喪失を意味しますが、同時に、その従業員が持つ知識を組織全体に共有する絶好の機会でもあります。退職する従業員に対して、体系的な知識移転（ナレッジトランスファー）を実施することで、LSKの影響を最小限に抑えるだけでなく、組織全体の学習能力を高めることができます。具体的には、以下の施策が考えられます。

• 退職面談の活用: 退職理由や業務内容の詳細なヒアリングを行い、暗黙知の可視化を試みます。
• ドキュメント作成の徹底: 業務マニュアル、手順書、ノウハウ集などのドキュメント作成を義務化し、退職前に完成させます。
• 後任者へのOJT: 退職者と後任者が一定期間共同で業務を行い、知識とスキルを直接伝承します。
• ナレッジデータベースの構築: 収集した知識をナレッジデータベースに蓄積し、組織全体で共有可能な状態にします。

これらの施策は、単に知識を移転するだけでなく、組織全体で知識を共有し、活用する文化を醸成する効果も期待できます。また、ナレッジデータベースは、将来的なLSK対策の基盤としても機能します。

2. LSKを起点とした業務プロセスの再構築

特定の従業員に依存していた業務プロセスは、その従業員が退職することで、その脆弱性が露呈します。これは、業務プロセスの見直しと再構築の絶好の機会となります。LSKを起点として、以下の視点から業務プロセスを再構築することで、より効率的で、リスクに強い組織を構築することができます。

• 標準化の推進: 個人のスキルや経験に依存していた業務を標準化し、誰でも同じ品質で実行できるようにします。
• 自動化の導入: 定型的な業務を自動化することで、人的依存度を下げ、LSKの影響を軽減します。
• 業務の分散化: 特定の従業員に集中していた業務を分散化し、複数の従業員が担当できるようにします。
• チェック体制の強化: 業務の品質を確保するために、チェック体制を強化し、ダブルチェックやレビューを導入します。

業務プロセスの再構築は、LSK対策だけでなく、業務効率の向上、コスト削減、品質向上など、様々な効果をもたらします。また、再構築の過程で、新たな課題や改善点を発見することも期待できます。

3. LSKを活かした組織の多様性の促進

従業員の退職は、組織の多様性を失う可能性があります。しかし、LSKを前提として、積極的に外部から新たな人材を導入することで、組織の多様性を促進し、新たな視点やアイデアを取り入れることができます。具体的には、以下の施策が考えられます。

• 多様なバックグラウンドを持つ人材の採用: 異なる業界、異なる職種、異なる文化を持つ人材を採用することで、組織の多様性を高めます。
• 外部専門家の活用: 特定の分野における専門知識やスキルを持つ外部専門家を活用することで、組織の知識不足を補います。
• 異業種交流の促進: 異業種交流会やセミナーなどに積極的に参加し、新たな情報やアイデアを取り入れます。
• オープンイノベーションの推進: 外部の企業や研究機関と連携し、共同で新たな製品やサービスを開発します。

組織の多様性は、創造性、革新性、問題解決能力を高める効果があります。また、多様な視点を持つ人材が組織に加わることで、既存の枠にとらわれない新たな発想が生まれる可能性も高まります。

4. LSKを想定した事業継続計画(BCP)の強化

LSKは、事業継続計画(BCP)における重要なリスク要因の一つです。LSKを想定したBCPを策定することで、従業員の退職や異動が発生した場合でも、事業を継続できるように備えることができます。具体的には、以下の点を考慮する必要があります。

• 重要業務の特定: 事業継続に不可欠な重要業務を特定し、その業務を担当する従業員の特定を行います。
• 代替要員の育成: 重要業務を担当する従業員が退職した場合に備えて、代替要員を育成します。
• 業務継続手順の策定: 重要業務を継続するための手順を策定し、従業員に周知します。
• データバックアップの徹底: 重要データを定期的にバックアップし、災害やシステム障害に備えます。

BCPは、LSK対策だけでなく、自然災害、システム障害、テロなど、様々なリスクに対応するための計画です。BCPを定期的に見直し、改善することで、組織のレジリエンスを高めることができます。

5. LSKを分析ツールとして活用する

LSKが発生する原因を分析することで、組織の潜在的な課題を明らかにすることができます。例えば、特定の部署でLSKが頻発する場合、その部署の業務環境、人材育成、評価制度などに問題がある可能性があります。LSKの発生状況を分析することで、これらの問題点を特定し、改善策を講じることができます。分析には、以下のデータが役立ちます。

• 退職者の属性: 年齢、性別、職種、勤続年数など
• 退職理由: 退職理由の詳細な分析
• 業務内容: 退職者が担当していた業務の詳細な分析
• ナレッジ移転の状況: ナレッジ移転の実施状況、その効果

これらのデータを分析することで、LSKの発生パターンを把握し、効果的な対策を講じることができます。また、分析結果を組織全体で共有することで、LSKに対する意識を高めることができます。

まとめ

リスク(LSK)は、組織にとって避けられない課題ですが、単なる損失として捉えるのではなく、組織の成長と革新の機会として積極的に活用することができます。本稿で紹介した事例は、LSKを前提とした、あるいはLSKから派生する興味深い活用事例の一部に過ぎません。組織は、自社の状況に合わせて、これらの事例を参考に、LSK対策を検討し、より強靭で、創造的な組織を構築していく必要があります。LSK対策は、短期的なコストを伴う場合もありますが、長期的に見れば、組織の競争力強化に大きく貢献すると考えられます。組織全体でLSKに対する意識を高め、継続的な対策を講じることが重要です。