ザ・グラフ（GRT）を使った業務改善の成功ノウハウ

はじめに

企業活動において、業務効率の向上とコスト削減は常に重要な課題です。その解決策として、業務プロセスの可視化と分析を行う「ザ・グラフ（GRT：Graph Reading Technique）」が注目されています。本稿では、ザ・グラフの基本的な概念から、具体的な活用方法、そして成功事例までを詳細に解説し、皆様の業務改善の一助となることを目指します。

ザ・グラフ（GRT）とは

ザ・グラフは、業務プロセスを視覚的に表現し、問題点や改善点を明確にするための手法です。単なるフローチャートとは異なり、ザ・グラフは、業務の各段階における「投入」「処理」「出力」を明確に区別し、それぞれの要素をグラフ上に配置することで、業務全体の流れを俯瞰的に把握することを可能にします。これにより、ボトルネックとなっている箇所や、無駄な作業、重複している作業などを容易に特定することができます。

ザ・グラフの基本的な構成要素は以下の通りです。

• 投入（Input）：業務の開始に必要な情報、材料、資源など。
• 処理（Process）：投入された情報や材料に対して行われる作業、判断、承認など。
• 出力（Output）：処理の結果として生み出される情報、製品、サービスなど。

これらの要素を、それぞれ特定の記号や色で表現し、矢印で繋ぐことで、業務プロセスを視覚的に表現します。ザ・グラフを用いることで、複雑な業務プロセスも理解しやすくなり、関係者間でのコミュニケーションも円滑になります。

ザ・グラフの活用ステップ

ザ・グラフを活用した業務改善は、以下のステップで進めることが効果的です。

ステップ1：対象業務の選定

まず、改善対象となる業務を選定します。改善効果が期待できる業務、問題点が顕在化している業務、または重要度の高い業務などを優先的に選定することが望ましいです。選定にあたっては、関係者と協議し、共通認識を持つことが重要です。

ステップ2：現状プロセスの把握

選定した業務について、現状のプロセスを詳細に把握します。関係者へのヒアリング、業務マニュアルの確認、実際の作業観察など、様々な方法を組み合わせて情報を収集します。この際、業務の各段階における投入、処理、出力を明確に記録することが重要です。

ステップ3：ザ・グラフの作成

収集した情報を基に、ザ・グラフを作成します。業務の各段階を記号や色で表現し、矢印で繋ぐことで、業務プロセスを視覚的に表現します。ザ・グラフ作成ツールを用いることで、効率的に作成することができます。

ステップ4：問題点の特定

作成したザ・グラフを分析し、問題点を特定します。ボトルネックとなっている箇所、無駄な作業、重複している作業、誤りが発生しやすい箇所などを特定します。問題点を特定する際には、関係者と協力し、客観的な視点を持つことが重要です。

ステップ5：改善策の検討

特定した問題点に対して、改善策を検討します。業務プロセスの変更、システムの導入、担当者のスキルアップなど、様々な改善策を検討します。改善策を検討する際には、費用対効果を考慮し、実現可能性の高いものを選ぶことが重要です。

ステップ6：改善策の実施と効果測定

検討した改善策を実施し、その効果を測定します。改善策の実施後、ザ・グラフを再度作成し、改善前後のプロセスを比較することで、改善効果を定量的に評価することができます。効果測定の結果を基に、さらなる改善策を検討することも重要です。

ザ・グラフの具体的な活用例

ザ・グラフは、様々な業務において活用することができます。以下に、具体的な活用例をいくつか紹介します。

例1：受注処理業務の改善

受注処理業務において、ザ・グラフを用いることで、受注から納品までのプロセスを可視化し、ボトルネックとなっている箇所を特定することができます。例えば、見積もり作成に時間がかかっている、承認プロセスが複雑である、在庫管理が不十分であるなどの問題点が明らかになることがあります。これらの問題点に対して、見積もり作成ツールの導入、承認プロセスの簡素化、在庫管理システムの導入などの改善策を検討することができます。

例2：経費精算業務の改善

経費精算業務において、ザ・グラフを用いることで、申請から支払いまでのプロセスを可視化し、無駄な作業や重複している作業を特定することができます。例えば、領収書の紛失が多い、申請書の記入ミスが多い、承認に時間がかかっているなどの問題点が明らかになることがあります。これらの問題点に対して、電子経費精算システムの導入、申請書のフォーマットの改善、承認フローの簡素化などの改善策を検討することができます。

例3：顧客対応業務の改善

顧客対応業務において、ザ・グラフを用いることで、問い合わせから解決までのプロセスを可視化し、顧客満足度を低下させている要因を特定することができます。例えば、問い合わせ対応に時間がかかっている、担当者によって対応品質にばらつきがある、FAQが不十分であるなどの問題点が明らかになることがあります。これらの問題点に対して、FAQの充実、問い合わせ対応マニュアルの作成、担当者のスキルアップなどの改善策を検討することができます。

ザ・グラフ作成における注意点

ザ・グラフを作成する際には、以下の点に注意することが重要です。

• 正確性：現状のプロセスを正確に把握し、ザ・グラフに反映することが重要です。誤った情報に基づいてザ・グラフを作成すると、誤った分析結果を導き出す可能性があります。
• 簡潔性：ザ・グラフは、複雑な業務プロセスを視覚的に表現するためのツールです。そのため、簡潔で分かりやすい表現を心がけることが重要です。
• 客観性：ザ・グラフを作成する際には、主観的な意見や偏見を排除し、客観的な視点を持つことが重要です。
• 関係者との協力：ザ・グラフを作成する際には、関係者と協力し、共通認識を持つことが重要です。

ザ・グラフ導入の成功事例

ある製造業では、ザ・グラフを導入することで、生産プロセスのボトルネックを特定し、設備の増強と作業手順の改善を行うことで、生産効率を大幅に向上させました。また、ある金融機関では、ザ・グラフを導入することで、融資審査プロセスの無駄を特定し、システムの導入と担当者のスキルアップを行うことで、審査時間を短縮し、顧客満足度を向上させました。これらの事例は、ザ・グラフが様々な業務において、効果的な改善ツールとなり得ることを示しています。

まとめ

ザ・グラフは、業務プロセスの可視化と分析を行うための強力なツールです。ザ・グラフを活用することで、問題点や改善点を明確にし、業務効率の向上とコスト削減を実現することができます。本稿で紹介した活用ステップと注意点を参考に、皆様の業務改善にザ・グラフを積極的に活用していただければ幸いです。継続的な改善活動を通じて、より効率的で効果的な企業活動を目指しましょう。