ダイ（DAI）を使った経費精算システム導入事例！
はじめに
企業における経費精算は、従業員の労務時間と管理部門の負担を大きくする業務の一つです。従来の手作業による精算処理は、申請書の紛失、計算ミス、承認フローの遅延など、様々な問題を引き起こし、業務効率の低下やコスト増大に繋がっていました。近年、これらの課題を解決するために、多くの企業が経費精算システムの導入を検討しています。本稿では、ダイ（DAI）を活用した経費精算システムの導入事例を詳細に紹介し、その効果と導入のポイントについて解説します。
ダイ（DAI）とは
ダイ（DAI）は、株式会社電算システムが提供する、基幹業務システムを中心とした情報システムソリューションです。会計、人事、給与、経費精算など、企業の様々な業務プロセスを統合的に管理し、業務効率化とコスト削減を実現します。ダイ（DAI）の経費精算システムは、申請から承認、支払までの一連の流れを電子化し、ペーパーレス化を推進することで、業務の効率化と透明性の向上に貢献します。
導入企業の概要
今回ご紹介する導入企業は、全国に店舗を展開する小売業大手である株式会社グローバルリテールです。従業員数約5,000名、店舗数は300店舗を超え、日々大量の経費が発生していました。従来、経費精算は手作業で行われており、申請書の作成、集計、承認、支払いといった一連のプロセスに多くの時間と労力がかかっていました。また、申請書の紛失や計算ミスも頻繁に発生し、経費管理の精度が低いという課題を抱えていました。
導入前の課題
株式会社グローバルリテールが抱えていた経費精算に関する主な課題は以下の通りです。
- 手作業による煩雑な処理: 申請書の作成、集計、承認、支払いといった一連のプロセスを手作業で行っていたため、多くの時間と労力がかかっていた。
- 申請書の紛失・遅延: 申請書が紛失したり、承認フローが遅延したりすることが頻繁に発生し、経費精算の遅延に繋がっていた。
- 計算ミス: 手作業による集計や計算ミスが発生し、経費管理の精度が低いという課題を抱えていた。
- ペーパーレス化の遅れ: 申請書や領収書を紙媒体で管理していたため、保管スペースの確保や環境負荷の問題があった。
- 経費情報の可視化不足: 経費情報をリアルタイムで把握することが難しく、経営判断に役立つ情報として活用できていなかった。
ダイ（DAI）経費精算システムの導入
株式会社グローバルリテールは、これらの課題を解決するために、ダイ（DAI）経費精算システムの導入を決定しました。導入にあたっては、以下の点を重視しました。
- 既存システムとの連携: 会計システムや人事システムとの連携がスムーズに行えること。
- 使いやすさ: 従業員が簡単に操作できる、直感的なインターフェースであること。
- 柔軟な設定: 企業の経費規定に合わせて、柔軟に設定を変更できること。
- セキュリティ: 経費情報を安全に管理できる、高いセキュリティレベルであること。
ダイ（DAI）経費精算システムの導入は、株式会社グローバルリテールの情報システム部門と株式会社電算システムの専門家チームが協力して行われました。導入プロジェクトは、以下のステップで進められました。
- 要件定義: 経費精算システムの要件を詳細に定義し、導入目標を明確化しました。
- システム設定: 企業の経費規定に合わせて、システムの設定を行いました。
- データ移行: 既存の経費データをダイ（DAI）経費精算システムに移行しました。
- テスト: システムの動作確認を行い、問題点を洗い出しました。
- トレーニング: 従業員向けに、システムの操作方法に関するトレーニングを実施しました。
- 本稼働: システムの本稼働を開始しました。
導入後の効果
ダイ（DAI）経費精算システムの導入後、株式会社グローバルリテールは、以下の効果を実感しました。
- 経費精算業務の効率化: 申請から承認、支払までの一連の流れが電子化されたことで、経費精算業務にかかる時間が大幅に短縮されました。
- 申請書の紛失・遅延の防止: 申請書が電子化されたことで、紛失や遅延のリスクが解消されました。
- 計算ミスの削減: システムが自動的に計算を行うことで、計算ミスが大幅に削減されました。
- ペーパーレス化の推進: 申請書や領収書を紙媒体で管理する必要がなくなり、ペーパーレス化が推進されました。
- 経費情報の可視化: 経費情報をリアルタイムで把握できるようになり、経営判断に役立つ情報として活用できるようになりました。
- コスト削減: 経費精算業務にかかる人件費や紙代などのコストが削減されました。
具体的な数値で示すと、経費精算業務にかかる時間が約50%短縮され、年間で約1,000万円のコスト削減効果が得られました。また、経費情報の可視化により、無駄な経費を削減し、経営効率の向上に貢献しました。
導入のポイント
ダイ（DAI）経費精算システムの導入を成功させるためには、以下のポイントが重要です。
- 明確な導入目標の設定: 導入前に、どのような課題を解決したいのか、どのような効果を期待するのかを明確に定義することが重要です。
- 関係部門との連携: 情報システム部門だけでなく、経理部門や人事部門など、関係部門との連携を密にすることが重要です。
- 従業員への十分なトレーニング: 従業員がシステムをスムーズに利用できるように、十分なトレーニングを実施することが重要です。
- 継続的な改善: システム導入後も、運用状況をモニタリングし、継続的に改善を行うことが重要です。
株式会社グローバルリテールの事例では、導入前に十分な要件定義を行い、関係部門との連携を密にすることで、スムーズな導入を実現しました。また、従業員向けに丁寧なトレーニングを実施することで、システムの定着率を高めました。
今後の展望
株式会社グローバルリテールは、ダイ（DAI）経費精算システムの導入を足がかりに、他の業務プロセスも電子化し、業務効率化とコスト削減をさらに推進していく計画です。また、経費情報を活用した経営分析を行い、より効果的な経営判断を行っていくことを目指しています。
まとめ
ダイ（DAI）を活用した経費精算システムの導入は、企業の経費管理業務を効率化し、コスト削減を実現するための有効な手段です。株式会社グローバルリテールの事例からもわかるように、ダイ（DAI）経費精算システムは、企業の規模や業種を問わず、様々な企業で導入効果を発揮します。経費精算業務の効率化やコスト削減に関心のある企業は、ダイ（DAI）経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
